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用友ERP—U8V10.1环境下固定资产采购业务处理

小维 发布于:2019-08-23 15:14

摘要:用友ERPU8V10.1系统中的固定资产采购业务是在财务业务一体化的业务处理模式中进行资产采购业务处理,该功能进一步加强了财务链和供应链业务数据关联,丰富了财务业务一体化的业务处理模式。文章对用友ERPU8V10.1环境下固定资产采购业务和普通采购业务的异同之处进行了比较,并运用案例分析了固定资产采购业务的处理过程。

关键词:用友ERPU8V10.1 固定资产采购 流程

 

用友ERPU8V10.1系统的固定资产采购业务功能,完善了采购业务的处理方式,进一步加强了财务链和供应链的业务数据关联,丰富了财务与业务一体化的业务处理模式。

  一、固定资产采购业务概述

  企业发生固定资产采购业务时有两种处理方式,一种是在财务管理模块中运用固定资产管理系统通过资产增加功能完成资产卡片的登记、制单等处理,再到总账系统完成凭证的后续处理等会计核算工作。另一种是在财务业务一体化环境下,运用采购系统和库存管理系统完成固定资产的采购流程,再以采购订单为核心,在固定资产管理系统通过采购资产功能,实现采购流程中的固定资产在固定资产管理系统中的登记,然后通过应付款系统实现对固定资产采购过程中发生的应付款项的管理。

  二、固定资产采购业务与普通采购业务的比较

  (一)相同点

  用友ERPU8V10.1系统环境下的固定资产采购业务是以采购订单为核心的资产采购业务,其业务处理流程同普通采购业务类似,即在采购管理系统进行填制订货单、到货单、开具增值税发票等环节的操作,在库存管理系统进行采购货物入库的操作,在应付款管理系统进行应付款管理的操作。

  (二)不同点

  通过用友ERPU8V10.1系统处理的固定资产采购业务,由于其具有固定资产的属性,因此通常是根据发票和入库凭证在固定资产管理系统登记资产账,采购的资产不纳入生产和销售计划,也无须在存货核算系统进行资产的采购成本处理。在系统中相关操作的不同点具体包括:

  1.单据流程。固定资产采购由于未纳入生产和销售计划,因此在请购单环节不能参照MPS(主生产计划)或MRP(物料需求计划)关联生成请购单,不能通过齐套采购方式下达请购单。在采购订单环节,固定资产采购不能参照MPS(主生产计划)或MRP(物料需求计划)、销售订单等单据关联生成请购单,不能通过齐套采购方式生成采购订单,资产存货不参与配额。结算后的采购入库单不在存货核算系统进行资产采购成本处理,而是进入固定资产管理系统参照生成固定资产卡片,完成采购资产账的登记。

  2.初始设置。

  (1)在公共基础设置部分,需要在基础档案的仓库档案设置中设置专门用来存放固定资产的资产库。在进行采购资产入库操作环节时必须选择资产库。在“业务类型”部分设置“固定资产”这一类型,并且在后续的所有固定资产采购单据操作中业务类型都必须设置为固定资产。在存货档案部分,属于固定资产采购的存货,其属性必须设置为“资产”和“外购”这两项,才可以在业务类型为“固定资产”的采购业务中录入固定资产采购的存货。

  (2)在期初数据处理部分,针对固定资产系统启用之前已经入库的固定资产,直接在固定资产管理系统通过录入原始卡片的方式进行入库登记,不需要在采购管理系统录入业务类型为“固定资产”的期初采购入库单。针对票到货未到的情况,在采购管理系统中录入期初采购发票时,需要将业务类型选择为“固定资产”。

  3.日常采购业务处理。用友ERPU8V10.1系统处理的固定资产采购业务以采购订单为核心,将采购管理系统、库存管理系统、固定资产管理系统等模块进行业务关联,实现资产采购业务的财务链与供应链实时同步处理。

  三、用友ERPU8V10.1环境下固定资产采购业务处理案例分析

  [案例]燕华商贸有限公司2016120通过资产采购方式向西宁服装公司采购货架1套,无税单价60 000元,收到货物经验收合格后入资产库,开具采购增值税专用发票(发票号0000000007),并立即支付货款。该批资产以固定资产登记入账。

  案例分析:该笔业务属于资产采购业务,首先需要建立资产采购业务环境,进行对应的仓库和存货信息设置。其次,进行该资产的采购流程处理,其中,采购业务流程的所有相关单据的“业务类型”均设置为“固定资产”。第三,在应付款管理系统对资产采购业务进行应付款项处理。第四,在固定资产管理系统导入业务类型为“固定资产”且已结算的采购入库单,进行资产分配生成固定资产卡片,完成该笔固定资产的登记入账。具体业务处理过程如下:

  (一)初始设置

  该部分主要进行资产采购业务关键要素的设置,包括仓库的设置和存货档案的设置。操作步骤包括:

  1.设置资产库。在企业应用平台进入基础设置→基础档案→业务→仓库档案,添加仓库名称为“资产库”的仓库档案,其中必须勾选“资产仓”,不勾选“参与MRP运算”。

  2.设置存货档案。在企业应用平台进入基础设置→基础档案→存货→存货档案→点击[增加]按钮→输入以下信息:存货编码403,存货名称为货架,计量单位为套,存货属性勾选“外购”“资产”→点击[保存]按钮保存存货信息。

  注:设置该存货档案时,“资产”属性是该存货能够参与资产采购业务处理的关键要素。

  (二)采购管理系统业务处理

  1.填制采购订单。

  步骤解析:采购订单是资产采购业务的核心要素,在单据填制过程中必须将“业务类型”这一项设置为“固定资产”。订单的其他信息录入与普通采购业务订单一致。

  操作步骤:采购管理系统→采购订货→采购订单→点击[增加]按钮→设置业务类型为“固定资产”,输入订单表头其他信息后点击[保存]按钮→点击[审核]按钮进行单据审核。

  2.填制采购到货单。

  步骤解析:填制采购到货单必须将业务类型设置为“固定资产”才能与同为固定资产业务类型的采购订单通过“生单”方式进行单据数据关联。

  操作步骤:采购管理系统→采购到货→到货单→点击[增加]按钮→设置业务类型为“固定资产”→点击[生单],在过滤条件中将业务类型设置为“固定资产”→选择资产采购的采购订单→完善到货单表头其他信息后点击[保存]按钮→点击[审核]按钮进行单据审核。

  3.填制采购发票。

  步骤解析:采购发票参照采购订单或入库单生成,同时进行现付业务处理,并与采购入库单进行采购结算,生成“固定资产”业务类型的结算单。

  操作步骤:采购管理系统→采购发票→采购专用发票→点击[增加]按钮→设置业务类型为“固定资产”→点击[生单]→在过滤条件中将业务类型设置为“固定资产”→选择资产采购的采购入库单→完善发票表头其他信息后点击[保存]按钮→点击[现付]按钮,输入现付的金额、结算方式等信息→点击[确定]按钮→点击[结算]按钮,完成与采购入库单的结算。

  (三)库存管理系统业务处理

  填制采购入库单。

  步骤解析:采购的固定资产经验收合格后须进入具有“资产仓”属性且专门用来存放固定资产的“资产库”。该业务导入资产采购的订单或到货单生成采购入库单。采购入库单在与该笔业务的采购专用发票结算后会传递到固定资产管理系统以生成固定资产卡片,进行采购固定资产入账登记。

  操作步骤:库存管理系统→采购入库单→设置业务类型为“固定资产”→点击[生单]→在过滤条件中将业务类型设置为“固定资产”→选择资产采购的采购到货单→选择“资产库”,完善入库单表头其他信息后点击[保存]按钮→点击[审核]按钮进行单据审核。

  (四)应付款管理系统业务处理

  1.审核采购专用发票。

  步骤解析:对采购管理系统填制的采购专用发票进行正确性审查,并依据其进行固定资产采购应付账款确认。本笔业务在固定资产到货入库后与采购发票已进行完全结算,因此在设置应付单据过滤条件时选择“已整单报销”。

  操作步骤:应付款管理系统→应付单据处理→应付单据审核→在应付单据过滤条件中选择“未审核”“包含已现结发票”“未制单”“已整单报销”选项,其他信息默认→点击[确定]按钮→在应付单据列表中选择对应的采购专用发票,点击[审核]按钮,即完成该笔资产采购的发票审核。

  2.制单处理。

  步骤解析:对审核无误后的采购专用发票进行制单处理,完成采购固定资产的记账操作。需要注意的是,对现结采购发票制单时,借方取[产品科目设置]中对应的采购科目,该科目一般是材料采购或在途物资,而针对固定资产采购业务则需要将该科目调整为固定资产。

  操作步骤:应付款管理系统→制单处理→在制单类型中选择“现结制单”,点击[确认]按钮→在采购发票制单列表中选择发票号为0000000007的采购专用发票,在“选择标志”一栏双击→点击[制单]按钮→在凭证界面按照业务资料设置凭证类别和制单日期→借方采购科目若是材料采购或在途物资则手动调整为固定资产→点击[保存]按钮,完成制单处理。

  (五)固定资产管理系统业务处理

  生成采购资产卡片。

  步骤解析:在财务业务一体化环境下,供应链模块中生成的业务类型为“固定资产”的采购入库单在与采购专用发票结算后传递到固定资产管理系统结转生成采购资产卡片。对于采购资产业务,在固定资产管理系统中主要是进行以卡片形式的固定资产登记处理,由于在应付款管理系统中已经完成资产的会计核算和记账,因此,在固定资产管理系统不需要进行制单处理。

  操作步骤:(1)固定资产管理系统→选择[卡片]菜单→单击[采购资产]菜单→在未转采购资产订单列表界面选择该笔业务的采购订单→选择资产采购订单后,在订单列表下方的未转采购资产入库单明细子表自动选中并显示对应的入库单;(2)点击[增加]按钮,进入“采购资产分配设置”→设置该资产卡片的类别、开始使用日期、存货数量等信息,点击[保存]按钮,进入卡片录入界面;(3)在固定资产卡片录入界面设置其他必要信息,点击[保存]按钮,系统会提示本次结转生成卡片的情况。

  四、小结

  用友ERPU8V10.1系统环境下要实现固定资产采购业务处理,在遵循常规的采购业务处理流程前提下,需要注意几个关键的要素:在初始设置部分,仓库和存货须具有“资产”属性,在业务处理部分,所有单据的“业务类型”均须是“固定资产”,由于资产采购不纳入生产计划和销售计划,因此,资产的采购成本不需要在存货核算系统进行处理,使用采购资产功能生成的固定资产卡片不在固定资产管理系统制单,而是在应付款系统中制单。用友ERPU8V10.1系统环境下的采购资产功能进一步完善了采购业务处理模式,加强了供应链和财务链业务数据关联,有效促进了企业的精细化管理。


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